Detección del Problema
Un proyecto de sistemas inicia
cuando se detectan problemas u oportunidades de mejora en una empresa y es
parte de su evolución. Algunos proyectos surgen porque:
a) Se
detectan problemas en algunos procesos de un sistema.
b) Se
reconocen oportunidades de mejora mediante la actualización de los sistemas
actuales o nuevos.
Una forma de identificar los
problemas o áreas de oportunidad son:
Para
identificar los problemas
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Buscar
las siguientes señales:
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Revisar la salida o productos y compararla con los criterios de
rendimiento
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a)
Demasiados errores
b)
El trabajo se completa con lentitud
c)
El trabajo se hace forma incorrecta
d)
El trabajo se hace forma incompleta
e)
No se ha ningún trabajo
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Observar el comportamiento de los empleados
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f)
Niveles altos de ausentismo
g)
Mucha inconformidad en el trabajo
h)
Mucha rotación de empleados
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Escuchar la retroalimentación externa de:
Distribuidores
Clientes
Proveedores
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i)
Quejas
j)
Sugerencias para mejorar
k)
Perdida de ventas
l)
Ventas más bajas
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Es importante mencionar que la
persona que este encargado de realizar el análisis debe conocer los procesos de
la empresa, su propósito, la capacidad financiera para solventar el proyecto,
finalmente se puede definir el problema después de terminar con entrevistas,
observaciones realizadas, análisis de formatos y documentos existentes
Una de las técnicas para detectar
el problema a través de las entrevistas, es solicitar a los usuarios que
asignen una ponderación para cada problemática detectada, aunque no es el único
método es una buena forma de iniciar el proceso de detección del problema.
Un posible formato para el manejo de un problema en una
empresa podría ser:
Nombre
del Proceso:
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Definición del problema
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Problemas
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Ponderaciones
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Objetivos
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Requerimientos
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Restricciones
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Posteriormente se usa como base
el formato para diseñar los diagramas de caso de uso o procesos de diagrama de flujo de
datos. Cada objetivo puede crear uno o más requerimientos de
usuario.
Selección de un Proyecto
Se deben considerar al menos cinco criterios para
seleccionar un proyecto:
1. Contar con el respaldo de la empresa. Esto
significa que podremos hacer uso de la información general de la empresa, como
el acceso a organigramas, a manuales de procedimientos (si existen), formatos y
herramientas usadas para realizar los procesos y el uso de información para
aplicarlo en el sistema.
2. Que sea el momento oportuno para
comprometerse con el proyecto. Por parte de analista si tiene el tiempo
para desarrollar el proyecto, por parte del dueño, si podrá invertir en los
recursos necesarios para instalar el sistema, como hardware y licencias para
software en caso de necesitarse.
3. La posibilidad de mejorar la obtención de
los objetivos de la organización. Por ejemplo: si el proyecto va a
contribuir a mejorar las ventas, si va contribuir a que los servicios sean
eficientes, si va a mejorar la atención al cliente, entre otros.
4. Que sea práctico en términos de recursos
para el analista de sistemas y la organización. Es decir que se debe
realizar el proyecto basado en lo que el programador conoce, en caso contrario
se debe considerar el tiempo de aprendizaje de algún lenguaje de programación,
si se cuenta con el tiempo para aprender métodos y técnicas nuevas no existirá ningún
problema, en caso contrario se debería realizar el proyecto con las herramientas
que sabe aplicar el programador o en el último de los casos declinar, todo
depende del tiempo que se tenga para realizar el proyecto.
5. Que el proyecto valga la pena en comparación
con otro proyecto considerado. Significa que se deben considerar las
mejoras como agilizar procesos, optimizar un proceso por medio de la eliminación
de pasos innecesarios, combinar procesos, reducir errores de datos de entrada
por medio de formularios validados, reducir el almacenamiento redundante,
mejorar la integración de los sistemas y subsistemas. Lo anterior es porque
generalmente los recursos de una empresa como tiempo, dinero y recurso humano
pueden no estar disponibles para todos los proyectos.
Determinación de la Viabilidad
Una vez que se seleccionan los
proyectos es necesario determinar si son viables o no para llevarlos a cabo. La
siguiente tabla puede ayudar a identificar los elementos de la viabilidad de un
proyecto
Elementos
clave de viabilidad
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Viabilidad técnica
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¿es posible desarrollar un nuevo sistema con los
recursos técnicos actuales?
¿existe la tecnología disponible para satisfacer
las necesidades del sistema?
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Viabilidad económica
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Tiempo del analista de sistemas
Costo del estudio de sistemas
Costo del tiempo de los empleados para el estudio
Costo estimado del hardware
Costo de licencias de software
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Viabilidad operacional
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Si el sistema funcionará o no cuando se instale
Si el sistema se utilizará o no
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Para determinar las necesidades
de hardware o software
1. Realizar
un inventario de hardware computacional
2. Estimar
las cargas de trabajo del hardware
3. Evaluar
el hardware con el que se cuenta
4. Estudiar
la posibilidad de comprar o rentar hardware
5. Evaluar
las ventajas y desventajas de crear software personalizado
6. Evaluar
si es mejor comprar software y adaptar los procesos a su funcionamiento. Algunos
requerimientos de software son:
a.
Efectividad en el rendimiento.
i. Poder
realizar todas las tareas requeridas
ii. Poder
realizar todas las tareas deseadas
iii. Pantallas
de visualización bien diseñadas
iv. Capacidad
adecuada
b.
Eficiencia en el rendimiento
i. Tiempo
de respuesta rápido
ii. Entrada
eficiente
iii. Salida
eficiente
iv. Almacenamiento
de datos eficiente
v. Respaldo
eficiente
c.
Facilidad de uso
i. Interfaz
de usuario satisfactoria
ii. Menús
de ayuda disponibles
iii. Archivos
“léame” para los cambios de último minuto
iv. Interfaz
flexible
v. Retroalimentación
adecuada
vi. Buena
capacidad para recuperarse de los errores
d.
Flexibilidad
i. Opciones
para la entrada
ii. Opciones
para la salida
iii. Si
se puede usar con otro software
e.
Calidad de la documentación.
i. Buena
organización
ii. Tutorial
en línea adecuado
iii. Sitio
web con sección de preguntas frecuentes (FAQ)
f.
Soporte del fabricante.
i. Línea
directa de soporte técnico
ii. Sitio
web donde puedan descargarse actualizaciones.
Bibliografía
Kendall & Kendall (2011). Análisis y diseño de sistemas 8va. Edición . Ed. Pearson, Prentice Hall. México.
